Tietosuojaseloste

 

1. Rekisterinpitäjä

Nimi: Lyhytterapia Armonia / tmi Mari Peippo
Y-tunnus: 3402362-2 
Postinumero: 21800
Postitoimipaikka: Kyrö
Puhelinnumero: +358413657388
Sähköpostiosoite: maripeippo@outlook.com

 

2. Rekisteriasioita hoitava henkilö

Nimi: Mari Peippo
Postinumero: 21800
Postitoimipaikka: Kyrö
Puhelinnumero: +358413657388
Sähköposti: maripeippo@outlook.com

 

3. Tietosuojavastaava

Nimi: Mari Peippo
Postinumero: 21800
Postitoimipaikka: Kyrö
Puhelinnumero: +358413657388
Sähköposti: maripeippo@outlook.com

 

4. Rekisterin nimi, sisältö ja käyttötarkoitus

Rekisterin nimi on Lyhytterapia Armonia asiakas- ja potilasrekisteri (Vello sähköinen ajanvaraus- ja potilastietojärjestelmä). Lyhytterapia Armonia toimii rekisterinpitäjänä niille yksityisasiakkaille (jäljempänä ”rekisteröity” ja “asiakas”), jotka ovat asiakassuhteessa tai siihen verrattavassa suhteessa. Asiakassuhde ei ala automaattisesti ensimmäisestä yhteydenotosta (esim. puhelintiedustelu) vaan asiakas sitoutuu palvelusopimuksen ehtoihin palvelun ostohetkellä. Kerättäviä henkilötietoja käytetään asiakkaan tunnistautumiseen sekä asiakassuhteen ylläpitoon.

 

5. Tietojen keräämisen ja käsittelyn peruste

Asiakkaan tietoja kerätään ja käsitellään asiakkaan suostumuksella, yhteydenotolla tai asiakkaan kanssa tehtävän sopimuksen täytäntöön panemiseksi. Henkilötietojen käsittely perustuu rekisterinpitäjän lakisääteisten velvollisuuksien noudattamiseen (mm. laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen käsittelystä (703/2023), laki yksityisestä terveydenhuollosta 152/1990 ja STM:n asetus potilaskertomuksista 94/2022) tai rekisteröidyn antamaan suostumukseen ja asiakassuhteeseen. Käsittelyssä noudatetaan EU:n tietosuoja-asetusta (GDPR). Rekisteriin tallennettuja tietoja käytetään asiakkaan hoidon järjestämiseen, suunnitteluun, toteuttamiseen ja seurantaan, asiakashallinnassa sekä muihin lain ja suostumusten mukaisiin käyttötarkoituksiin.

Rekisteröidyistä kerättyjä henkilötietoja voidaan käyttää myös seuraaviin tarkoituksiin:   

• Rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn väliseen viestintään,
• Ammattihenkilöiden toiminnan ja työn laadun varmistamiseksi perustuen lakiin,
• Asiakasyhteydenottojen, palautteiden, selvityspyyntöjen ja vaaratapahtumien käsittelyyn perustuen lakiin tai Lyhytterapia Armonian oikeutettuun etuun,
• Laskutusta tai perintää varten,
• Väärinkäytösten todentamiseen ja käytön valvontaan perustuen lakiin tai oikeutettuun etuun

 

6. Rekisterin tietosisältö

• Perustiedot (esim. nimi, hetu),
• Yhteystiedot (postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero),
• Asiakkaan nimeämän lähiomaisen ja/tai laillisen edustajan yhteystiedot,
• Asiakkaan hoidon järjestämisen, suunnittelun, toteuttamisen ja seurannan turvaamiseksi tarpeelliset tiedot, kuten tutkimuksessa ja hoidossa syntyvät terveystiedot sekä esitiedot,
• Muut hoidon kannalta välttämättömät tiedot, esim. muiden terveydenhuoltoalan ammattilaisten (mm. terveydenhoitajat, psykologit) työtehtävissä laatimat tiedot,
• Ajanvaraustiedot, 
• Asiakaspalvelutapahtumien tiedot ja tallenteet, 
• Laskutustiedot,
• Suostumustiedot

 

7. Tietojen säilytysaika

Potilastiedot on säilytettävä lain mukaan pääsääntöisesti 12 vuotta kuoleman jälkeen tai 120 vuotta syntymän jälkeen.

 

8. Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteriin kerätään tietoja henkilöltä itseltään, lailliselta edustajalta tai lähiomaiselta sekä toimeksiantajilta (kuten hyvinvointialueet tai vakuutusyhtiöt). Asiakkaan suostumuksella tietoja voidaan saada myös toisilta terveydenhuollon toimintayksiköiltä tai ammattihenkilöiltä esimerkiksi kansallisen terveysarkiston (Kanta) kautta.

 

9. Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Rekisterinpitäjä varmistaa, että henkilötietoja käsittelevät vain ne henkilöt, joiden työtehtävien toteuttamiseksi henkilötietojen käsittely on välttämätöntä. Lyhytterapia Armonia luovuttaa henkilötietoja ulkoiselle palveluntarjoajalle, joka vastaa potilastietojärjestelmästä (Vello). Lyhytterapia Armonia takaa sopimusjärjestelyin, että ulkoiset palveluntarjoajat käsittelevät henkilötietoja sovellettavan tietosuojalainsäädännön edellyttämällä tavalla ja muutoin asianmukaisesti. Lyhytterapia Armonia voi luovuttaa henkilötietoja viranomaisille voimassaolevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa. Säännönmukaisia tietojen vastaanottajia ovat esimerkiksi: 

• Terveydenhuollon viranomaiset, joilla on lakiin perustuva oikeus saada terveystietoja (mm. KELA ja THL),
• Kansallinen terveysarkisto (Kanta-arkisto), 
• Rekisteröidyn suostumuksella esimerkiksi: 

• • Huoltajalle, lähiomaiselle tai lailliselle edustajalle, 
  • Toiselle terveydenhuollon yksikölle jatkohoitotilanteessa

Lyhytterapia Armonia ei siirrä tai luovuta henkilötietoja EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolisiin maihin. 

 

10. Evästeiden (cookies) käyttö

Käytämme sivuillamme ns. cookie-toimintoa eli evästeitä. Eväste on pieni, käyttäjän tietokoneelle lähetettävä ja siellä säilytettävä tekstitiedosto, joka mahdollistaa internet-sivujen ylläpitäjän tunnistamaan usein sivuilla vierailevat kävijät, helpottamaan kävijöiden kirjautumista sivuille sekä mahdollistamaan yhdistelmätiedon laatimisen kävijöistä. Tämän palautteen avulla pystymme jatkuvasti parantamaan sivujemme sisältöä. Evästeet eivät vahingoita käyttäjien tietokoneita tai tiedostoja. Käytämme niitä siten, että voimme tarjota asiakkaillemme kunkin yksilöityjen tarpeiden mukaisia tietoja ja palveluita.

Mikäli sivuillamme vieraileva käyttäjä ei halua meidän saavan edellä mainittuja tietoja evästeiden avulla, useimmat selainohjelmat mahdollistavat eväste-toiminnon poiskytkemisen. Tämä tapahtuu yleensä selaimen asetusten kautta.
On kuitenkin hyvä ottaa huomioon se, että evästeet voivat olla tarpeellisia joidenkin ylläpitämiemme sivujen ja tarjoamiemme palveluiden asianmukaiselle toimimiselle.

 

11. Rekisterin suojaus

Tiedot siirretään SSL-suojatun yhteyden ylitse. Sähköiset tiedot on suojattu palomuurilla, käyttäjätunnuksin ja salasanoin. Lyhytterapia Armonia on yhden työntekijän yritys, joka valitsee mahdolliset palveluntarjoajat huolellisesti ja huolehtii sopimus- ja muilla järjestelyillä siitä, että tietoja käsitellään myös niiden toimesta lainsäädännön ja hyvän tietosuojakäytännön mukaan. 

 

12. Automaattinen päätöksenteko

Automatisoituja yksittäispäätöksiä (EU:n tietosuoja-asetuksen artikla 22) ei tehdä.

 

13. Rekisteröidyn oikeudet

• Rekisteröidyllä eli asiakkaalla on oikeus tarkastaa mitä häntä koskevia tietoja henkilötietorekisteriin on talletettu. Kirjallinen tarkastuspyyntö tulee lähettää allekirjoitettuna rekisteriasioista vastaavalle henkilölle. 
• Siltä osin kuin henkilötietojen käsittely perustuu suostumukseen, asiakkaalla on oikeus peruuttaa suostumus milloin tahansa tämän vaikuttamatta suostumuksen perusteella ennen sen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen.
• Asiakkaalla on oikeus pyytää, että häntä koskevat virheelliset, vanhentuneet tai muuten puutteelliset henkilötiedot oikaistaan tai poistetaan. 
• Asiakkaalla on oikeus vaatia henkilötietojensa poistamista siltä osin kun tietoja ei käsitellä lakisääteisen velvollisuuden noudattamiseksi. Oikeutta kaikkien henkilötietojen poistamiseen ei ole, koska potilastietojen käsittely, kuten tietojen tallentaminen, perustuu rekisterinpitäjän lakisääteiseen velvollisuuteen.
• Asiakkaalla on oikeus vaatia henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista tai vastustaa henkilötietojen käsittelyä GDPR:n mukaisesti.
• Asiakkaalla voi olla oikeus siirtää henkilötietonsa järjestelmästä toiseen edellyttäen, että käsittely perustuu muuhun kuin rekisterinpitäjän lakisääteiseen velvollisuuteen ja rekisteröity on itse toimittanut kyseiset henkilötiedot rekisterinpitäjälle. 
• Asiakkaalla on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, kuten Varhan potilasasiavastaavalle, tietosuojavaltuutetulle tai Lupa- ja valvontavirastolle (LVV) jos hän epäilee, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan GDPR:ää tai kansallista tietosuojalainsäädäntöä.